mẹo văn phòng

Có những giai đoạn bạn không hề lười biếng hay thiếu cố gắng nhưng vẫn thấy mình kiệt sức. Sáng mở mắt đã mệt, ngồi vào bàn thì đầu óc đặc lại, tối khó ngủ vì còn quá nhiều việc chưa xong. Nếu tình trạng này kéo dài, đó có thể là burnout. WHO mô tả burnout là hệ quả của stress mãn tính tại nơi làm việc không được quản lý hiệu quả. Ba biểu hiện chính là cạn kiệt năng lượng, trở nên tiêu cực hoặc xa cách công việc, và giảm hiệu quả nghề nghiệp. Đây là hiện tượng nghề nghiệp, không phải chẩn đoán bệnh lý độc lập. Bài viết này, Sống Đẹp Khỏe sẽ tập trung vào những mẹo quản lý công việc hiệu quả để giúp bạn tránh rơi vào vòng xoáy kiệt sức.

Hiểu burnout là gì để ứng dụng mẹo quản lý công việc hiệu quả?

Burnout không chỉ là mệt, mà là trạng thái cạn kiệt kéo dài

Ai cũng có ngày mệt. Một đợt chạy dự án, vài hôm ngủ ít, một tuần nhiều việc dồn dập đều có thể khiến bạn uể oải. Nhưng burnout khác với cảm giác mệt tạm thời. Theo WHO, burnout liên quan trực tiếp đến stress công việc kéo dài không được quản lý tốt. Biểu hiện của nó không phải là mệt thông thường mà còn là sự chán nản, tiêu cực với việc mình làm và cảm giác bản thân không còn làm tốt như trước. Burnout là một dạng stress liên quan đến công việc, có thể khiến bạn kiệt quệ về thể chất lẫn cảm xúc. Đồng thời thấy mình trống rỗng, bất lực hoặc vô dụng.

Burnout là trạng thái cạn kiệt năng lượng kéo dài

Điểm nguy hiểm của burnout là nó đến rất âm thầm. Ban đầu có thể chỉ là vài ngày thiếu hứng thú. Sau đó là khó tập trung, làm việc gì cũng nặng nề. Rồi đến lúc bạn bắt đầu sợ email, sợ họp, sợ cả cảm giác phải bắt đầu ngày mới. Nếu chỉ tự nhủ “ráng thêm chút nữa”, bạn rất dễ đi qua ranh giới từ mệt mỏi sang cạn kiệt.

Tin tốt là burnout không xuất hiện trong một đêm, mà thường đến từ thói quen làm việc sai lặp lại. Như ôm quá nhiều việc, không nghỉ giữa ngày, phản ứng ngay mọi tin nhắn, mang việc lên giường, cố gồng quá lâu dù cơ thể đã báo động. Nếu biết điều chỉnh sớm, bạn hoàn toàn có thể kéo mình ra trước khi kiệt sức thật sự. Đây là lúc những mẹo quản lý công việc hiệu quả trở nên cần thiết. Áp dụng đúng mẹo quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp bạn làm việc bền hơn, tỉnh táo hơn và tránh tự bào mòn chính mình. Mục tiêu không phải là làm được nhiều việc hơn bằng mọi giá. Mà là làm việc bền hơn, tỉnh táo hơn và đỡ tự bào mòn chính mình.

Vì sao người chăm chỉ, trách nhiệm và cầu toàn lại dễ rơi vào burnout?

Nhiều người nghĩ burnout chỉ xảy ra với ai yếu tâm lý hoặc không biết chịu áp lực. Thực ra, nhóm dễ burnout lại thường là những người có trách nhiệm, khó từ chối, muốn làm tốt mọi thứ và luôn cố gắng nhiều hơn mức cần thiết. Một số  yếu tố làm tăng nguy cơ burnout như:

• Khối lượng công việc lớn
• Thiếu kiểm soát với công việc
• Kỳ vọng không rõ ràng
• Mất cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân
• Hoặc xu hướng làm quá mức trong thời gian dài.

Nói cách khác, chính kiểu người “để tôi làm cho nhanh”, “thôi cố thêm tí nữa”, “không làm thì không yên tâm” lại là kiểu người dễ cạn năng lượng nhất. Họ không gục ngay. Họ âm thầm mòn đi từng chút. Và đến khi nhận ra, thường là đã quá tải khá lâu.

Họ không gục ngay, mà âm thầm mòn đi từng chút. Đến khi nhận ra thì thường đã quá tải khá lâu. Đây là lý do việc áp dụng mẹo quản lý công việc hiệu quả trở nên quan trọng. Họ sẽ phân bổ sức lực hợp lý để duy trì sự bền bỉ. Một số mẹo quản lý công việc hiệu quả như biết nói “không” khi cần, đặt giới hạn rõ ràng, ưu tiên nghỉ ngắn giữa ngày hay tách biệt công việc khỏi đời sống cá nhân sẽ giúp bạn tránh rơi vào vòng xoáy burnout.

Những dấu hiệu sớm của burnout nhiều người hay bỏ qua

Không phải ai bị burnout cũng khóc lóc hay suy sụp rõ rệt. Đôi khi dấu hiệu chỉ là đầu óc mơ hồ hơn, dễ bực hơn, khó tập trung hơn, ít thấy vui hơn. NHS mô tả stress có thể gây ra cả triệu chứng thể chất lẫn tinh thần như đau đầu, chóng mặt, căng cơ, tim đập nhanh, lo âu, khó ra quyết định, cáu gắt và cảm giác bị quá tải. Cũng có các dấu hiệu mệt mỏi, thiếu động lực, giảm tập trung, khó ngủ. Hoặc thay đổi hành vi như các dấu hiệu thường gặp khi stress kéo dài.

Trong đời sống thường ngày, bạn có thể nhận ra burnout qua những biểu hiện rất đời thường. Sáng dậy đã thấy oải, cuối ngày kiệt sức nhưng đêm vẫn không ngủ yên. Có thể không còn hứng thú với việc mình từng thích, hay cáu với đồng nghiệp hoặc người thân, làm cả ngày mà vẫn thấy chẳng tới đâu. Những dấu hiệu này nhỏ nhưng không hề vô hại. Báo động: bạn cần tìm đến những giải pháp, mẹo quản lý công việc hiệu quả để thoát khỏi burnout.

Burnout ảnh hưởng thế nào đến sức khỏe, sắc vóc và chất lượng sống?

Stress kéo dài biểu hiện ra cơ thể. Stress có thể liên quan đến đau đầu, căng cơ, đau dạ dày, mệt mỏi, ngủ kém, thay đổi khẩu vị, khó tập trung, dễ nổi nóng hoặc buồn bã hơn. Khi ngủ không đủ, tinh thần luôn trong trạng thái căng. Bạn cũng dễ thấy da xỉn, nổi mụn, cơ thể nặng nề, thèm đồ ngọt hoặc ăn uống thất thường hơn.

Stress kéo dài biểu hiện ra cơ thể dẫn đến burnout

Điều nhiều người thấy rõ nhất là chất lượng sống tụt xuống rất nhanh. Bạn vẫn đi làm, vẫn hoàn thành việc, nhưng không còn cảm giác sống thoải mái. Cuối tuần không hồi pin được, nghỉ ngơi cũng không thấy nhẹ. Những việc từng mang lại niềm vui như chăm da, đi bộ, nấu ăn, gặp bạn bè bỗng trở thành gánh nặng. Khi công việc bắt đầu nuốt cả phần hồi phục của bạn, đó là lúc cần chậm lại và thử những mẹo quản lý công việc hiệu quả. 

Xem thêm: 7 Mẹo Kiểm Soát Stress Hiệu Quả, Bình Tĩnh Chỉ Sau 5 Phút

Vì sao nhận ra sớm lại quan trọng?

WHO nhấn mạnh rằng burnout gắn với bối cảnh nghề nghiệp. Điều này có nghĩa là nếu nhận ra sớm các yếu tố gây kiệt sức trong cách làm việc, bạn có cơ hội chỉnh nhịp trước khi mọi thứ trở nên nặng hơn. NIOSH của CDC cũng cho biết sức khỏe tinh thần xấu đi khi phải tiếp xúc mạn tính với stress nghề nghiệp. Các yếu tố rủi ro ở nơi làm việc có thể kéo ảnh hưởng ra ngoài công việc.

Hiểu đơn giản, nhận ra sớm giúp bạn còn quyền chủ động với các mẹo quản lý công việc hiệu quả. Bạn có thể sắp xếp lại, xin hỗ trợ, bớt ôm đồm, sửa thói quen ngủ nghỉ. Còn nếu để quá lâu, cơ thể thường sẽ buộc bạn phải dừng theo cách không dễ chịu chút nào.

12 mẹo quản lý công việc hiệu quả để tránh kiệt sức mà người bận rộn có thể áp dụng ngay

1. Chỉ chọn 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày

Một trong những nguyên nhân khiến đầu óc mệt nhanh là bắt đầu ngày mới bằng một danh sách việc dài dằng dặc. Chỉ cần nhìn thôi cũng đã thấy ngợp. Thay vì cố ôm tất cả, hãy tự hỏi: hôm nay có 3 việc nào quan trọng nhất? Nếu xong thì ngày này vẫn xem như có kết quả? Cách nghĩ này giúp bạn bớt bị phân tán, giảm cảm giác làm mãi không hết việc. Đây cũng là một trong những mẹo quản lý công việc hiệu quả mà NHS khuyến nghị

Rút gọn trọng tâm mỗi ngày không làm bạn lười đi, mà để não bớt rối. Khi áp dụng đúng mẹo quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ thấy công việc rõ ràng hơn, dễ tập trung hơn, ít bị stress hơn. Quan trọng nhất, bạn vẫn đạt kết quả mà không cần tự bào mòn mình.

2. Phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp

Nhiều người kiệt sức không phải vì ít thời gian, mà vì cả ngày chỉ chạy theo việc khẩn cấp. Tin nhắn đến là trả lời, email đến là mở, ai hỏi gì cũng phản ứng ngay. Kết quả là cuối ngày rất bận nhưng những việc quan trọng thật sự vẫn đứng yên. 

Nhiều người kiệt sức không phải vì ít thời gian

Mẹo quản lý công việc hiệu quả là chia việc thành bốn nhóm. Việc vừa quan trọng vừa gấp, việc quan trọng nhưng chưa gấp, việc gấp nhưng không quá quan trọng, và việc có thể bỏ hoặc để sau. Khi làm vậy thường xuyên, bạn sẽ bớt sống trong chế độ “chữa cháy”. 

3. Chia nhỏ việc lớn để bớt áp lực tinh thần

Nhiều việc không khó, chỉ là quá lớn nên làm mình ngại bắt đầu. Một báo cáo, một kế hoạch, một đề án, hay thậm chí việc dọn lại hộp mail cũng có thể khiến bạn nản nếu nhìn nó như một khối khổng lồ. Khi đó, hãy chia nhỏ thành bước đầu tiên đủ dễ.

Mẹo quản lý công việc hiệu quả này đặc biệt hợp với người đang mệt đầu. Khi stress kéo dài, khả năng tập trung và ra quyết định có thể giảm. Chia nhỏ việc giúp bạn bớt bị tê liệt vì áp lực hoàn thành cả khối cùng lúc.

4. Làm theo từng khung giờ tập trung thay vì đa nhiệm liên tục

Đa nhiệm nghe có vẻ hiệu quả, nhưng thực tế thường khiến não mệt nhanh hơn. Bạn đang viết dở thì nhảy qua trả lời tin nhắn, quay lại làm tiếp, lại mở email, rồi tranh thủ xem một file khác. Sau vài giờ như vậy, não rất dễ rơi vào trạng thái vừa mệt vừa không có kết quả rõ ràng.

Thay vì thế, hãy thử làm theo từng khung tập trung. Ví dụ: 25 đến 50 phút chỉ làm một việc, sau đó nghỉ ngắn vài phút. Mẹo văn phòng là những quãng nghỉ ngắn để thư giãn và phục hồi trong ngày làm việc. Khoảng nghỉ ngắn này không phá năng suất, ngược lại, còn giúp bạn bền hơi hơn. 

5. Đừng để email, chat và điện thoại phá nát cả ngày làm việc

Rất nhiều người không nhận ra rằng thứ làm mình mệt không hẳn là khối lượng công việc, mà là sự gián đoạn liên tục. Điện thoại rung, cửa sổ chat bật lên, email thông báo, não lại bị kéo lệch khỏi việc đang làm. Một mẹo quản lý công việc hiệu quả là quy định khung giờ kiểm tra thay vì phản ứng ngay tức thì suốt cả ngày. Làm vậy không có nghĩa là vô trách nhiệm. Nó chỉ giúp bạn lấy lại quyền điều khiển sự chú ý của mình. Khi giảm bớt cảm giác luôn phải “trực chiến”, mức độ căng thẳng cũng dịu xuống đáng kể.

6. Học cách nói “không” hoặc “để sau” một cách tinh tế

Ngại từ chối là lý do rất phổ biến khiến người giỏi bị ngập việc. Bạn sợ mất lòng, sợ bị đánh giá thiếu nhiệt tình, hoặc chỉ đơn giản là thấy “thôi nhận luôn cho xong”. Nhưng mỗi lần nhận thêm một việc không thật sự cần, bạn đang rút dần năng lượng của mình cho những việc quan trọng hơn.

Bạn không cần từ chối lạnh lùng. Chỉ cần tập những câu đơn giản như: “Mình đang ưu tiên deadline A trước, chiều mình phản hồi nhé.. Hoặc “Việc này mình cần thêm thời gian, mai mình gửi lại”. CDC nhấn mạnh việc tăng quyền kiểm soát công việc, lịch làm có lợi cho sức khỏe tinh thần của người lao động. Biết nói “không” đúng lúc là một trong những mẹo quản lý công việc hiệu quả, một phần của quyền kiểm soát đó.

7. Luôn có những khoảng nghỉ ngắn trong ngày

Có người làm một mạch từ sáng đến trưa, thậm chí quên cả uống nước. Rồi họ lại tự hào rằng mình rất tập trung vào công việc. Nhưng cơ thể không nghĩ vậy. Ngồi lì quá lâu, nhìn màn hình liên tục mà không cho đầu óc nghỉ ngơi sẽ khiến mức căng tăng dần theo giờ. Bạn không cần nghỉ thật lâu. Chỉ cần đứng dậy đi lại vài phút, vươn vai, nhìn ra xa, rửa mặt, hít sâu hoặc uống nước. Thử mẹo quản lý công việc hiệu quả này để công việc tỉnh táo hơn. Thay vì cố kéo phần cuối của năng lượng bằng ý chí.

8. Đặt ranh giới rõ giữa giờ làm và giờ nghỉ

Một sai lầm rất phổ biến là tan làm nhưng đầu óc không tan. Vẫn check mail lúc đang ăn tối, vẫn nhắn việc khi đã lên giường, vẫn nghĩ về deadline khi đang skincare. Lâu dần, cơ thể không còn phân biệt được lúc nào là làm việc và lúc nào là hồi phục. Người đang stress nên nghĩ cách cân bằng lại giữa trách nhiệm và những điều giúp mình thấy tốt hơn. 

Đặt ranh giới rõ giữa giờ làm và giờ nghỉ

Với người bận rộn, ranh giới nhỏ cũng rất có ý nghĩa. Tắt thông báo công việc sau một giờ nhất định, không đem laptop lên giường. Mẹo quản lý công việc hiệu quả là có một nghi thức “đóng ngày làm việc” như ghi 3 việc cho ngày mai rồi dừng.

9. Dùng checklist nhưng đừng biến nó thành áp lực mới

Checklist rất hữu ích, nhưng nếu viết quá dài, nó dễ khiến bạn thấy mình luôn thiếu sót. Cách nhẹ nhàng hơn là chia checklist thành ba nhóm:

• Việc phải làm hôm nay
• Việc nên làm nếu còn thời gian
• Việc làm thêm nếu còn sức. 

Như vậy, bạn vẫn kiểm soát được công việc mà không tự ép mình bằng một chuẩn không thực tế. Khi stress tăng, não thường phóng đại cảm giác “mọi thứ đều cấp bách”. Một checklist ngắn, có ưu tiên rõ ràng, chính là một trong những mẹo quản lý công việc hiệu quả để duy trì sự cân bằng.

10. Ngủ đủ là một phần của quản lý công việc hiệu quả

Rất nhiều người muốn làm việc tốt hơn nhưng lại cắt giấc ngủ trước tiên. Họ ngủ muộn để làm thêm, lướt điện thoại cho “xả stress”, hoặc mang việc lên giường để giải quyết nốt. Kết quả là sáng hôm sau đầu óc chậm, dễ stress hơn, khó tập trung hơn, da dẻ cũng dễ xuống hơn. Vì vậy, nếu đang tìm mẹo quản lý công việc hiệu quả, đừng bỏ qua chuyện ngủ.

Xem thêm: Mất Ngủ Nên Làm Gì? Cách Cải Thiện Giấc Ngủ Hiệu Quả

11. Ăn uống và vận động nhẹ trong ngày bận rộn

Người quá tải thường bỏ bữa hoặc ăn rất thất thường. Sáng uống cà phê thay bữa, trưa ăn vội, chiều tụt đường huyết rồi tìm đồ ngọt để kéo tỉnh táo. Cách này chỉ làm cơ thể thêm mệt. Tương tự, ngồi một chỗ quá lâu cũng dễ khiến người nặng nề, căng cơ, bí bách hơn. Bạn không cần một chế độ hoàn hảo. Chỉ cần bắt đầu từ những việc rất nhỏ. Có bữa sáng nhẹ, uống nước đều hơn, vận động mỗi ngày nhẹ nhàng. 

12. Chủ động nhờ hỗ trợ trước khi quá tải hoàn toàn

Một dấu hiệu trưởng thành không phải là tự làm hết mọi thứ. Đó là để biết khi nào mình cần hỗ trợ. Nếu khối lượng việc đang quá tải, hãy trao đổi sớm với sếp về thứ tự ưu tiên. Nếu bạn đang mệt về tinh thần, hãy nói với người thân hoặc một người bạn đáng tin. Nếu công việc đang ăn vào sức khỏe quá rõ, đừng đợi đến lúc mình gục mới lên tiếng. Mẹo quản lý công việc hiệu quả là nên nhìn lại điều gây burnout. Từ đó, tìm kiếm hỗ trợ và chủ động hành động sớm khi công việc bắt đầu ảnh hưởng tới sức khỏe. 

Làm gì khi bạn thấy mình đang ở rất gần burnout?

Những dấu hiệu cho thấy bạn không chỉ đang mệt thông thường

Nếu tình trạng mệt mỏi kéo dài nhiều tuần, ngủ không ngon, dậy vẫn đuối, làm việc sa sút rõ, hay cáu gắt, né tránh công việc. Thậm chí chán nản lan sang đời sống cá nhân, thì đây không còn là kiểu “nghỉ cuối tuần là khỏe lại”. Lưu ý: stress kéo dài có thể ảnh hưởng đến thể chất, cảm xúc, hành vi và chất lượng sống.

Chán nản lan sang đời sống cá nhân thì không còn là mệt mỏi thông thường

Một số người còn mất hứng thú với những việc từng thích, dễ khóc, dễ buông xuôi,. Hoặc luôn thấy mình không đủ tốt dù đã rất cố gắng. Khi các dấu hiệu này dày hơn, đừng xem nhẹ. Đây là lúc cần áp dụng những mẹo quản lý công việc hiệu quả để điều chỉnh nhịp sống, lấy lại cân bằng và ngăn burnout tiến xa hơn.

Hãy bắt đầu bằng những thay đổi nhỏ nhưng thực tế

Khi quá tải, nhiều người lại tiếp tục tự ép mình phải “lấy lại phong độ ngay”. Thực ra điều đó thường phản tác dụng. Mẹo quản lý công việc hiệu quả, tránh burnout, là việc đầu tiên nên làm giảm bớt áp lực không cần thiết. Chọn ít việc hơn trong một, hai ngày. Ngủ bù đúng cách. Ăn tử tế. Đi bộ nhẹ. Giảm bớt tiếp xúc với màn hình ngoài giờ làm. Tự cho phép mình chậm lại một chút.

Gợi ý lịch làm việc một ngày ít quá tải hơn

Buổi sáng, đừng mở ngay tất cả các kênh thông tin. Hãy nhìn vào 3 việc quan trọng nhất, bắt đầu bằng việc khó nhất khi đầu còn tỉnh. Giữa ngày, nhớ nghỉ ngắn, ăn đủ, kiểm tra xem mình có đang ôm quá nhiều việc bất chợt hay không. Cuối ngày, tổng kết ngắn những gì đã xong, viết sẵn ưu tiên ngày mai rồi đóng máy. Kiểu nhịp này có tác dụng tâm lý rất lớn trong mẹo quản lý công việc hiệu quả. Ngày làm việc có mở đầu rõ và có kết thúc rõ. 

Xem thêm: 5 Cách Cân Bằng Thời Gian Cho Người Bận Rộn

Khi nào bạn nên tìm hỗ trợ chuyên môn?

Người đang gặp vấn đề kéo dài về stress nên trao đổi với bác sĩ hoặc chuyên gia

Nếu stress hoặc kiệt sức đang ảnh hưởng rõ đến cuộc sống hoặc khiến bạn cảm thấy mình không thể tự kéo lại nữa. Đó là lúc nên tìm hỗ trợ chuyên môn. NHS có hướng dẫn rằng người đang gặp vấn đề kéo dài về stress, lo âu hoặc các triệu chứng tâm thần nên trao đổi với bác sĩ hoặc chuyên gia phù hợp. Việc tìm chuyên gia không có nghĩa là bạn yếu. Nó chỉ có nghĩa là bạn đang đối xử nghiêm túc với sức khỏe của mình. 

Nhắc bạn một điều rất quan trọng

Nghỉ ngơi không phải lười biếng. Không phải cứ bận là giỏi, và cũng không phải cứ làm nhiều là hiệu quả. Làm việc bền sức mới là kỹ năng đáng giá hơn cả. WHO và các cơ quan y tế công cộng đều nhấn mạnh rằng môi trường làm việc là yếu tố có thể bảo vệ hoặc làm xấu đi sức khỏe tinh thần. Vì vậy, việc giảm áp lực, tăng quyền kiểm soát, chăm lại nhịp sống là hoàn toàn hợp lý. Không phải nuông chiều bản thân.

Burnout không đến vì bạn yếu. Nó thường đến vì bạn đã mạnh quá lâu mà không được nghỉ đúng cách. Trong một thế giới luôn cổ vũ năng suất, việc học cách dừng đúng lúc, sắp việc đúng thứ tự và chăm lại cơ thể mình thật ra là một dạng trưởng thành. Những mẹo quản lý công việc hiệu quả trong bài này từ Sống Đẹp Khỏe không phức tạp. Chúng chỉ đòi hỏi bạn thành thật hơn với mức năng lượng của mình. Chọn ít việc hơn nhưng đúng việc.  

Bạn không cần đợi tới lúc kiệt sức hoàn toàn mới cho phép mình sống dễ thở hơn. Bắt đầu ngay hôm nay cũng được. Chọn 1 hoặc 2 mẹo thấy hợp nhất, làm thử trong một tuần, rồi quan sát cơ thể và tâm trí của mình. Nhiều khi, điều cứu bạn khỏi burnout không phải là một kỳ nghỉ lớn, mà là những thói quen nhỏ đều đặn. Theo dõi chúng tôi để hiểu thêm các mẹo sống khỏe – đẹp nhé!